Büroplaner machen Arbeitsplätze zu Orten der Begegnung

„Wir in Deutschland sind ganz klassische Büroarbeiter. Wir sind es gewohnt, von neun bis fünf ins Büro zu gehen. Und das hat sich jetzt radikal verändert“, kündigt Kerstin Henning, Professorin für Real Estate an der EBS Universität für Wirtschaft und Recht in Wiesbaden und Leiterin des EBS Real Estate Management Institutes (Remi) beim ersten Panel der Office Group mit dem Thema „Hybrides Arbeiten“ an. Experten für Büroplanung entwickeln deshalb neue Konzepte und setzen diese schon selbst in den eigenen Niederlassungen um. Denn zwar berichten viele aus der Immobilienbranche, dass Homeoffice schon lange vor Ausbruch der Corona-Pandemie bei ihnen möglich war, doch der Wechsel zwischen mobilem Arbeiten und Präsenzmeetings im Büro habe zu einem Umdenken in der Flächenaufteilung geführt. Denn um sich den aktuellen Präferenzen aller Mitarbeiter anpassen zu können, müssen Büroeinrichtungen flexibler gestaltet werden.

„Eine One-fits-all-Lösung gibt es dabei nicht“, stellt Markus Metzinger, Gründer und Gesellschafter von Office Group, klar. Das Unternehmen ist darauf spezialisiert, maßgeschneiderte Büros zu planen. Dabei müssen zum einen die Aufgabenbilder von Firmen, zunehmend aber auch die Unternehmensphilosophien bei den Planung berücksichtigt werden. „Ich bin überzeugt davon, dass die DNA des Unternehmens sich in den Büros widerspiegeln muss“, sagt Metzinger. Allein die Anordnung von einzelnen Arbeitsplätzen könne sich zum Beispiel darauf auswirken, wie Hierarchieebenen im Unternehmen wahrgenommen werden. Er selbst haben keinen festen Schreibtisch mehr. „Wenn mein Partner oder ich ins Unternehmen kommen, dann suchen wir uns ein Plätzchen, gehen ins Gespräch oder verkrümeln uns irgendwo“, beschreibt er. „Bis vor ein paar Jahren hätte ich mir das – gerade als Geschäftsführer – nicht vorstellen können.“

Bei HB Reavis gibt es sogar gar keine Büros im eigentlichen Sinne mehr. Wenn HR-Managerin Hermine Fritzsche ein längeres Telefonat führt, sitzt sie nicht auf ihrem Schreibtischstuhl, sondern in einer Box. Sie ist schalldicht und lässt keine Bürogeräusche von außen rein, die sie im Gespräch ablenken könnten. Einsam oder gar eingeengt fühlt sie sich in der Telefonzelle aber nicht, durch die Glasscheibe hat sie alles um sich herum im Blick. Das Einrichtungskonzept, bei dem Rückzugsorte – nicht nur zum Telefonieren – und Treffpunkte auf einer großen Freifläche verteilt sind, hat HB Reavis vor zwei Jahren eingeführt, als der Standort Berlin am Kranzler Eck eröffnet wurde. Seitdem seien viele Besucher überrascht über das Konzept gewesen. „Viele, die von außerhalb kommen, assoziieren die Immobilienbranche oft mit einer sehr konservativen Einrichtung. Doch bei uns merkt man schon beim Reinkommen, dass es keine grauen Tische gibt“, sagt Fritzsche. Ihr sei es wichtig, dass das Unternehmen mit gutem Vorbild vorangeht. Schließlich will HB Reavis seinen Kunden Bürokonzepte unter dem Stichwort „New Work“ schmackhaft machen.

„Manche, die neu bei uns anfangen, müssen sich an die offenen Strukturen erst gewöhnen“, kennt sie auch Kritik aus den eigenen Reihen. Mitarbeiter, die mit Berufserfahrung bei HB Reavis eingestiegen sind, haben ein Einzelbüro noch für ein „Prestigeobjekt“ gehalten. Gerade für sie müsse das Unternehmen auch Rückzugsorte bereithalten. „Bei uns gibt es die Fokus-Rooms“, beschreibt Fritzsche die Einrichtung am Rande der Freifläche und erklärt, „sie sind für Alleinarbeit gedacht und stehen jedem Mitarbeiter zur Verfügung, ebenso wie die Meetingräume, Telefonboxen und die Sofaecke.“

Bei rund 50 Mitarbeitern lassen sich die unterschiedlichen Arbeitsplätze im Alltag gut aufteilen, an größeren Standorten wie in Bratislava hat das Unternehmen ein Reservierungstool eingeführt, das sicherstellt, dass jeder Mitarbeiter sich den Platz freihalten kann, den er für seine Aufgaben braucht. Besonders wichtig sei das für die Buchhaltung, weil dort mit sensiblen Daten gearbeitet werde und entsprechende Räumlichkeiten mit abschließbaren Schränken notwendig seien (vgl. „HB Reavis will mit Datenanalyse europaweit für Wohlfühlbüros sorgen„).

Mit dem gemischten Konzept zielt das Unternehmen auch auf potenzielle Bewerber. Gerade beim Nachwuchs könne HB Reavis mit der modernen Einrichtung punkten. „Niemand will mehr in den großen grauen Kästen aus den 1990er Jahren sitzen. Wenn man den Großteil seines Tages im Büro verbringt, muss man sich wohlfühlen können“, sagt Fritzsche. Der Standort ist für sie inzwischen nicht nur Aushängeschild der Firma, sondern auch wesentlicher Bestandteil des Employer-Brandings. „Wir legen viel Wert darauf, dass unsere Einrichtung hochwertig ist. Davon profitieren wir als neues Unternehmen im deutschen Markt. Denn die Wertigkeit der Einrichtung vermittelt potenziellen Mitarbeitern ein Gefühl von Sicherheit und signalisiert ihnen, dass man sich als Arbeitgeber um ihr Wohlbefinden kümmert.“

Bei Real I.S. spielt die Einrichtung inzwischen ebenfalls eine große Rolle bei der Talentgewinnung. Auch dort gibt es gleichermaßen Rückzugsorte wie Treffpunkte für die Mitarbeiter, berichtet Bernd Lönner, stellvertretender Vorsitzender des Vorstands. Er habe beobachtet, dass besonders die offenen Sitzecken in den letzten Monaten verstärkt genutzt werden. „Ein gemeinsamer Austausch und die gegenseitige Unterstützung sind mittlerweile gefragter denn je“, sagt er. Diese Besprechungskultur müsse durch geeignete Sitzmöglichkeiten gefördert werden. Bei Real I.S. werde das durch geschlossene „Meet-and-Talk-Räume“ für Brainstormings und Workshops, sowie durch Lounge-Ecken für offene Begegnungen mit den Kollegen umgesetzt. Lönner habe vor allem im späteren Verlauf der Pandemie im eigenen Unternehmen gemerkt, dass sich der spontane Austausch kaum digital abbilden lässt. Im Sommer habe sich herauskristallisiert, dass viele Mitarbeiter das Homeoffice als Rückzugsort für wiederkehrende Alleinarbeiten nutzen, während sie sich im Büro gezielt Anregungen für die Arbeit von Kollegen holen. „Wir sind überzeugt, dass die Möglichkeit, an verschiedenen Orten zu arbeiten, zum einen die Effizienz und Qualität der Arbeit fördert und zum anderen das Wohlbefinden maßgeblich unterstützt.“

Ähnlich sieht das Mike Schrottke, Head of People Deutschland bei CBRE zu. „Die Pandemie hat unter Beweis gestellt, dass Büros essenziell für Kollaboration und eine gemeinsame Unternehmenskultur sind“, fasst er seine Beobachtungen aus der Zeit nach dem zweiten Lockdown zusammen. Dabei spielen die veränderten Ansprüche der Mitarbeiter eine große Rolle. „Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen zunehmend selbst entscheiden, in welchem Umfeld sie arbeiten – darauf muss man vorbereitet sein und entsprechende Räumlichkeiten dafür schaffen“, sieht er eine Herausforderung an die Arbeitgeber.