Willkommen im Job, aber bitte bleiben Sie zuhause!

Ein erster Tag im neuen Büro ist in aller Regel schon aufregend genug. Viele unbekannte Gesichter, zu denen man sich jeweils den Namen, Funktion und Aufgabengebiet merken will – und spätestens ab Nummer zehn versagt. Doch einen Namen merkt sich der Neuankömmling immer: den des allwissenden Sitznachbarn, der auf fast jede Frage eine Antwort kennt. Doch was tun, wenn genau dieser Sitznachbar im Homeoffice arbeitet? Wenn auch sonst keiner im Büro sitzt, selbst der Chef nicht, sondern am heimischen Arbeitsplatz? Zahlreiche Unternehmen haben in solchen Fällen ihr Onboarding auf eine Einarbeitung auf Distanz umgestellt. „Es funktioniert bislang recht gut“, lässt beispielsweise Makler Comfort wissen. Doch Jochen Zeeh, Geschäftsführer von ImmoTiss care, und Oliver Zirn, Geschäftsführer der Tochter Trasenix, schränken ein: „Ideal ist das aber sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer sicher nicht.“

Wenn der Lieferbote klingelt, geht’s los

Den Startschuss in den neuen Karriereabschnitt gibt in Zeiten des allgemeinen Arbeitens im Homeoffice nicht etwa der Chef. Das obliegt nun dem klingelnden Lieferboten, den Unternehmen wie WiredScore, Drooms, Cube Real Estate oder P3 Logistic Parks beauftragt haben, die Gerätschaften für den Arbeitsalltag zu überbringen. Meist sind das Laptops, manchmal auch zusätzlich Smartphones, die schon mit der Firmensoftware bestückt sind. Die Passwörter dazu vergeben die Firmen per Videocall, Anruf oder per Post.

Jetzt noch anschalten und: Willkommen im Unternehmen! Es ist nicht der Gang über die Flure, die Atmosphäre offener Türen und der Duft aus dem Kaffeevollautomaten, die die Neuzugänge als erstes erfahren. Jetzt ist es häufig der Kontakt zur IT, die per Fernzugriff den Geräten den letzten Schliff gibt und grundlegend in die Funktionen einweist.

Erst danach ist der Weg frei zu den Kollegen und dem Vorgesetzten. Datenraumanbieter Drooms geht zunächst ganz dezent vor. „Wir stellen grundsätzlich alle neuen Kollegen mit einem kurzen Steckbrief und einem Bild in unserem Intranet vor“, erzählt Meike Thai, Vice President Human Resources bei Drooms. Eine nächste Stufe zündet WiredScore, indem es zunächst Einzelgespräche im Videocall mit den jeweiligen Teammitgliedern stattfinden lässt. „Dort werden die neuen Mitarbeiter willkommen geheißen und man lernt sich untereinander kennen“, sagt Sebastian Kohts, Geschäftsführer von WiredScore Deutschland. „Außerdem werden neue Kollegen in unserem ,Global Call? der ganzen Firma vorgestellt, sodass jeder im Unternehmen den Neuzugang zu Gesicht bekommt.“ Bei Instone Real Estate werden die neuen Kollegen digital durch den unmittelbaren Vorgesetzten eingearbeitet, und dann geht es los: „Unsere unterschiedlichen Teams haben sich zu digitalen Arbeitsgruppen mit regelmäßigen Meetings organisiert, neue Kollegen kommen dann unmittelbar in diese Gruppen dazu“, sagt Andreas Gräf, COO der Instone Real Estate Group.

Um den sehr hilfreichen Sitznachbarn etwas ersetzen zu können, ist es von Vorteil, wenn Unternehmen auf bereits bewährte Mentoren-Programme zurückgreifen können – so wie beim Projektentwickler Cube Real Estate. „Das bedeutet, neue Kolleginnen und Kollegen haben einen festen Mentor im Unternehmen, der ihnen mit Rat, Tat und stets einem offenen Ohr für alle Fragen zur Verfügung steht“, erklärt Geschäftsführer Tilman Gartmeier. Natürlich alles per Videocall.

Bei der Helaba heißt das Pendant Helaba Connect. Dabei können sich die neuen Kollegen einen Mentor an ihrem jeweiligen Standort auswählen. Der Austausch finde normalerweise via regelmäßiger Treffen – oder in den aktuellen Zeiten via individuellem Videochat – statt, lässt die Bank ausrichten.

Als „Buddy-Programm“ bezeichnet derweil P3 Logistic Parks seine Begleitung der Neuzugänge. „Damit stellen wir jedem Mitarbeiter eine Kontaktperson aus dem Führungsteam an die Seite, die sich mindestens einmal im Monat per Telefon persönlich nach dem Wohlergehen des Mitarbeiters erkundigt“, sagt Sönke Kewitz, Geschäftsführer P3 Logistic Parks Deutschland.

Um aufkommende Fragen und Probleme in den ersten Tagen des Arbeitsalltags schnell klären zu können, hat sich z.B. beim Maklerhaus JLL und WiredScore die Technik als sehr hilfreich erwiesen, die Bildschirmansichten teilen zu können. So können erfahrene Kollegen gleich einen Blick auf den Screen des anderen werfen und weiterhelfen.

Darüber hinaus weist Wencke Leyens-Wiedau, Team Leader Talent Acquisition Northern Europe bei JLL, darauf hin, dass „alle Richtlinien und Prozesse schriftlich online abrufbar“ sind. Das macht es autodidaktisch veranlagten Mitarbeitern einfacher, selbst Lösungen zu finden.

In eine ähnliche Richtung zielen zudem E-Learning-Plattformen wie die der Helaba, auf der beispielsweise „wichtige Bank- und compliancespezifische Inhalte vermittelt werden“. Auch Drooms arbeitet mit seiner Academy und weiteren Schulungsinstrumenten, die es dem Neuzugang ermöglichen, auf digitalem Wege fachlich im Unternehmen Fuß zu fassen.

Seinen Einstand kann der Newcomer übrigens auch sehr gern digital feiern, dagegen haben die Kollegen sicher nichts. Sowohl P3 Logistic Parks als auch Cube Real Estate berichten von einem freitagnachmittäglichen Ausklang der Woche, den die Mitarbeiter in lockerer Videocall-Runde feiern. „In Spitzenzeiten sind über 30 Mitarbeiter im entspannten und kommunikativen Videochat“, erzählt Cube-Geschäftsführer Gartmeier. „So stärken wir auch digital das gute Gefühl, ein wertvoller Teil der Cube-Familie zu sein.“ Doch Gartmeier ergänzt: „Ich glaube, wirklich alle freuen sich auf ein Wiedersehen im Büro, mit ,echten Menschen´ und einem geregelten Büroalltag, abseits von Videokonferenzen und rein digitalem Arbeiten – so fortschrittlich das auch alles klingen mag.“