Telefoninterviews - Vorauswahl am Hörer

Bei Personalberatern kommen Telefoninterviews bei der Kandidatenauswahl schon seit Jahren zum Einsatz. Doch auch immer mehr Unternehmen greifen auf dieses Instrument bei der Rekrutierung zurück. Denn persönliche Vorstellungsgespräche bedeuten nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für den Bewerber einen hohen Aufwand. Nicht selten ist beiden Seiten schon nach 15 Minuten im selben Raum klar, dass sie nicht zusammenpassen.

Telefoninterviews hingegen bieten beiden Seiten die Chance, sich über die schriftlichen Bewerbungsunterlagen und die Stellenanzeige hinaus über den Bewerber bzw. die Aufgabe effizient einen Überblick zu verschaffen. Und noch einen Vorteil haben die Bewerbungsgespräche am Hörer: „Telefoninterviews erlauben uns eine schnellere Reaktion gegenüber dem Bewerber“, betont Michael Hübener, Personalleiter bei Drees & Sommer. Denn nach der Sichtung der eingegangenen Bewerbungen könnte schneller ein Telefontermin vereinbart werden, als die Terminkoordination bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch mit verschiedenen Personen mitunter brauche.

Drees & Sommer hat im vergangenen Jahr seinen Auswahlprozess neu strukturiert und führt nun seit Mitte 2010 Telefoninterviews zur Vorauswahl durch. Als das Unternehmen Projektmanager suchte, erhielt es rund 80 Bewerbungen und vereinbarte mit 25 Kandidaten Telefoninterviews. Aus dieser Gruppe wurden dann zehn zum Erstgespräch eingeladen. Danach folgte für einige von ihnen noch das Assessmentcenter.

Reaktion der Bewerber positiv

Die Qualität der persönlichen Bewerbungsgespräche sei durch die telefonische Vorauswahl deutlich gestiegen, so Hübeners Fazit nach rund einem Jahr. Auch die Reaktion der Bewerber ist sehr positiv. Die Kandidaten honorierten, dass sich das Unternehmen Zeit für die Gespräche nehme, so die Erfahrung von Verena Lämmle, Personalreferentin bei Drees & Sommer.

Doch wie jedes Vorstellungsgespräch erfordert auch das Telefoninterview vom Kandidaten eine gute inhaltliche und organisatorische Vorbereitung. Ratgeber-Autorin Doris Brenner empfiehlt Bewerbern deswegen, den Platz für das Gespräch gut auszuwählen: ein bequemes Sitzmöbel, eine gute Beleuchtung, ein Block für Notizen und eine Ablagefläche für Unterlagen wie den Lebenslauf seien oft hilfreich. Manch einem Kandidaten fällt das Telefonieren leichter, wenn er sich selbst im Spiegel betrachten kann und damit ein Gegenüber hat.

Ein Gespräch dauert je nach Unternehmen zwischen 15 und 45 Minuten und gliedert sich in Begrüßung, Fragenteil und Gesprächsabschluss. Punkten könnten Kandidaten, wenn sie schnelle Antworten geben, gute Beispiele aus der Praxis bringen und in der Lage sind, komplexe Dinge einfach auszudrücken, sagt Lämmle. „Es muss auch die Begeisterung für den Beruf rüberkommen.“ Sprachlich sollte der Bewerber auf einen guten Ausdruck und vollständige Sätze achten. Das hört sich simpel an, dürfte in der Stresssituation Vorstellungsgespräch jedoch nicht jedem so einfach gelingen.

Der Inhalt des Gesprächs unterscheidet sich je nach Stelle. Sind Fremdsprachenkenntnisse für die Aufgabe wichtig, sollte der Kandidat nicht überrascht sein, wenn der Personaler zwischendurch z.B. ins Englische wechselt. Zum Schluss hat auch der Kandidat die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Die sollten gut vorbereitet werden, sind sie doch auch ein Gradmesser für die Qualität des Bewerbers, so Ratgeber-Autorin Brenner. Bevor das Gespräch beendet wird, sollte der Kandidat genau wissen, wie der weitere Ablauf des Bewerbungsverfahrens geplant ist.

Nachbereitung nicht vergessen

Nach dem Telefongespräch darf der Kandidat zwar ruhig einmal tief durchatmen, aber er sollte sich auch einige Minuten Zeit für die Nachbereitung nehmen. Brenner empfiehlt, die Eckpunkte des Gesprächs, wie möglicher Eintrittstermin oder Budgetverantwortung, aber auch die eigenen Aussagen und die des Personalers zu notieren. Auch Selbstkritik darf nicht fehlen: Auf welche Fragen war ich gut vorbereitet und auf welche nicht? Was kann ich besser machen? Denn nach dem Telefoninterview ist womöglich vor dem persönlichen Treffen – und da wird sicherlich an einige der besprochenen Themen angeknüpft.