So sagen Sie es Ihrem Chef

„Den einen Leitfaden für ein Gespräch mit dem Chef gibt es natürlich nicht“, sagt Sandra Scholz, Personalleiterin von Commerz Real. Wie man so ein Gespräch vorbereitet und führt, „hängt ganz stark von Ihnen und dem Charakter Ihres Gegenübers ab“. Ein paar handfeste Tipps gab Scholz den Bewerbern in ihrem Vortrag „Wie sage ich es meinem Chef?“ auf dem IZ-Karriereforum 2016 aber schon mit auf den Berufsweg. Grundregel: Das Wie ist wichtiger als das Was.

Das heißt zunächst: „Finger weg von so einem Gespräch, wenn der Chef gerade Druck hat.“ Mit dem Wunsch nach einer Gehaltserhöhung, Beförderung oder Weiterbildung sollten Sie also nicht zur Tür hereinplatzen. Besser, Sie warten bis zum obligatorischen Jahresgespräch oder vereinbaren einen separaten Termin. So hat der Chef (hoffentlich) garantiert den Kopf frei und kann sich voll Ihrem Anliegen widmen. Das setzt aber voraus, dass Sie ihn vorab informieren, wozu Sie Gesprächsbedarf (z.B. eine Gehaltserhöhung) haben.

Auch für die Anfrage nach einem Gespräch gibt es bessere und schlechtere Zeitpunkte (z.B. schlechte Geschäftszahlen, mit denen der Chef gerade zu kämpfen hat). Loten Sie bei Kollegen, die näher an ihm dran sind, aus, ob der Augenblick günstig ist. Ist ein Termin gefunden, gilt: „Gute Vorbereitung ist alles. Definieren Sie für sich Ziele, die Sie mit diesem Gespräch erreichen wollen. Wer nicht weiß, wo’s hingehen soll, hat schon verloren“, rät Scholz. Sie wollen mehr Geld? Dann fragen Sie sich: Welche – nicht nur kurzfristigen – Erfolge können Sie vorweisen, die diesen Wunsch rechtfertigen? Schreiben Sie alles genau auf. Im Idealfall haben Sie Ihre Erfolge zuvor schon über einen längeren Zeitraum festgehalten und Belege dafür gesammelt.

Würden Sie sich selbst angesichts dieser Liste eine Gehaltserhöhung gönnen, wenn Sie Ihr Chef wären? Auch in der Höhe, die Sie sich vorstellen? By the way: Was verdienen eigentlich Leute, die einen vergleichbaren Job in Ihrer Firma oder bei Wettbewerbern machen? Recherchieren Sie! Online finden sich meist eine ganze Reihe von Gehaltsvergleichen und -studien.

Versetzen Sie sich noch mal in Ihren Chef hinein: Mit welchen Begründungen könnte er Ihre Argumente für eine Gehaltserhöhung und/oder eine neue Position zu entkräften versuchen? Warum könnte er Sie z.B. noch nicht auf der neuen Position sehen? Seien Sie in diesem Gedankenexperiment ruhig selbstkritisch.

Die beste Vorbereitung nützt nichts, wenn Ihnen Empathie abgeht und Sie Ihren Chef nicht als Partner, sondern Gegner missverstehen. Denn so kommt schnell eine nicht sonderlich konstruktive Gesprächsatmosphäre auf. Geben Sie nicht sofort in Ihren Forderungen nach – aber schaden Sie sich nicht mit übertriebener Beharrlichkeit. „Ihr Chef sitzt im Zweifel am längeren Hebel“, weiß Scholz.

„Versuchen Sie jedoch immer, ein verbindliches Ergebnis zu erzielen“, empfiehlt die Personalchefin der Commerz Real. Konkret: Sieht Ihr Chef Sie noch nicht auf einer neuen Position, sollten Sie nachfragen, „in welchen Punkten Sie sich noch verbessern können und welchen Zeitrahmen er für den nächsten Karriereschritt für realistisch hält“. Oder „gibt das Budget eine Gehaltserhöhung nicht her, sollten Sie fragen, wann Sie diesbezüglich noch mal auf Ihren Chef zukommen dürfen.“

Heikel kann es werden, wenn Ihr Chef Ihrem Wunsch nicht nur nicht folgt, sondern dies auch mit Kritik an Ihrer Arbeit begründet: „Dann laufen wir Gefahr, emotional zu reagieren.“ Bleiben Sie stattdessen cool und „lassen die Rückmeldung auf sich wirken“. Denn: Ein negatives Feedback ist im Grunde „ein Geschenk. Auch Vorgesetzte müssen dafür Mut aufbringen.“ Fragen Sie Ihren Chef nach Unterstützung dafür, an den Kritikpunkten zu arbeiten. Vereinbaren Sie eine Zeitschiene, konkrete Maßnahmen zur Verbesserung und einen ungefähren Zeitpunkt für ein erneutes Gespräch. Kurz: Bleiben Sie am Ball, nehmen die Kritik aber ernst und arbeiten an sich.

Halten Sie nach dem Gespräch, ruhig per Mail, alles in einer kurzen Zusammenfassung für sich und Ihren Chef fest. Beenden Sie dieses Schreiben mit der Frage, ob Ihr Vorgesetzter der Zusammenfassung so zustimmt. „So kann man verhindern, dass der Chef sich in sechs Monaten an nichts mehr erinnern kann.“