Schulungen zu KI-Tools sind jetzt Pflicht

Die KI-Verordnung der EU verpflichtet Unternehmen seit Anfang Februar dazu, ihre Mitarbeiter regelmäßig entsprechend fortzubilden, wenn diese Software mit künstlicher Intelligenz nutzen. Einer Studie zufolge, für die Intreal Solutions rund 200 Immobilienunternehmen befragt hat, betrifft das etwa jede dritte Firma in der Branche. Die Tendenz sei steigend, sagt Head of Sales Marko Broschinski. „Ich gehe fest davon aus, dass in den nächsten zwei bis drei Jahren dann 80% bis 90% der Immobilienunternehmen KI nutzen werden“, so seine Prognose.

Beim Proptech Drooms will Jasmin Menz den Einsatz von künstlicher Intelligenz in ihrer kürzlich angetretenen Position als Chief Product Officer weiter ausbauen. So sollen zusätzliche Vorteile für Kunden entstehen und die rund 160 Mitarbeiter bei ihren Alltagsaufgaben entlastet werden. Zur größten Herausforderung von Drooms zähle dabei der Schutz von sensiblen Kundendaten, die nicht nach außen dringen dürfen. Sie werden deshalb schon lange auf eigenen Servern gespeichert. Bei Tools zur internen Verwendung ist das hingegen nicht immer der Fall. Für Menz ist deshalb klar: Wenn Large-Language-Models wie Chat GPT durch ihre gestiegene Zugänglichkeit immer mehr Nutzer finden, muss der Umgang mit ihnen gekonnt sein.

Eine standardisierte Fortbildung kann sie sich aber nicht vorstellen. „Zum einen bräuchten wir erst einmal neutrale und zuverlässige Fortbildungsanbieter und zum anderen unterscheidet sich die Nutzung von KI-Tools nicht nur von Unternehmen zu Unternehmen, sondern schon von Abteilung zu Abteilung“, sagt sie. Genau das habe aber bei Drooms schon positive Effekte gehabt. So haben KI-Ambassadeure ihr Wissen an Kollegen anderer Abteilungen weitergegeben, wodurch sie enger zusammengewachsen seien. „Und weil Unsicherheiten im Umgang mit den Programmen abgebaut werden konnten, zeigen sich mehr Mitarbeiter offen für die Nutzung“, sagt Menz. Für die Zukunft könnte sie sich vorstellen, das Thema KI in eine bestehende jährliche Fortbildung zum Thema IT-Sicherheit einzubauen.

Dass viele Arbeitgeber der Verordnung mit Mitarbeiterschulungen zuvorgekommen sind, weiß der Anwalt Andreas Mauroschat, der in der Kanzlei Ashurst den Bereich Datenschutz leitet. Jedoch herrsche große Unsicherheit, ob die bisherigen Maßnahmen ausreichen. Die Verordnung formuliere die geforderten Inhalte nämlich nur sehr allgemein. „Was klar ist, ist, dass drei große Themen vermittelt werden müssen. Und zwar zum einen technisches Know-how und Grundbegriffe zur KI sowie mit ihr verbundene Chancen und Risiken. Zweitens die grundlegenden rechtlichen Rahmenbedingungen und drittens anwendungsspezifisches Wissen, also wie man mit einem bestimmten KI-Tool umgeht, auch mit KI, die in Standardsoftware integriert ist.“

Zu der Frage, wie genau dieses Wissen vermittelt werden soll, dazu schweigt sich die EU in ihrer Verordnung aus. Somit spreche nichts dagegen, Schulungen rein intern abzuhalten. Externe Lösungen sind keine Pflicht. „Entscheidend ist es, ein Trainingskonzept zu finden, das die eigene KI-Strategie reflektiert“, betont Mauroschat und ergänzt, dass alle Trainings, ihre Inhalte und die Teilnehmer schriftlich festgehalten werden sollten. Zudem empfiehlt er, ein Dokument aufzusetzen, das allgemeine Themen zu KI anspricht, und es jedem Mitarbeiter zugänglich zu machen.

Wer erst jetzt anfängt, ein Trainingskonzept zu erarbeiten, kann sich die Verordnung auf den Webseiten der EU-Kommission durchlesen. Anschließend rät Mauroschat zu einem Due-Diligence-Schritt, um zu prüfen, welche KI-Tools im Unternehmen offiziell genutzt werden dürfen, zum Beispiel in der IT-Abteilung. Wichtig sei aber ebenso, welche Programme andere Mitarbeiter von sich aus nutzen. So könne entschieden werden, welche davon in Zukunft gestattet und welche verboten werden. Wenn dieser Bestand feststeht, werde klar, wo Trainingsbedarf besteht.

So unterschiedlich wie die Einsätze seien dann auch die spezifischen Bedürfnisse der betreffenden Mitarbeiter. Zusätzlich zu allgemeinen Schulungsinhalten, die wie bei Drooms in jährliche Datenschutz- oder Sicherheitsschulungen eingebunden werden können, rät Mauroschat zu kleineren Auffrischungen, die anwenderspezifisches Wissen in kurzen Einheiten über das Jahr verteilt vermitteln, um aktuelle Entwicklungen aufzuzeigen. In welchem Rhythmus genau das geschehen soll, schreibt die Verordnung in ihrer jetzigen Form nicht vor.

Dennoch ist für Mauroschat klar: „Es ist ein guter Zeitpunkt, um das Thema strukturiert anzugehen.“ Denn schon mit dem Inkrafttreten der Verordnung gilt ein Beschwerderecht bei der zuständigen Bundesnetzagentur. Bei der Behörde können Mitarbeiter, Betriebsräte oder Wettbewerber einen Verdacht melden, wenn sie vermuten, dass ein Unternehmen seiner Schulungspflicht nicht nachkommt.

Weil die EU-Verordnung noch neu ist, schätzt der Anwalt, dass in den ersten Monaten nicht gleich ein Bußgeld droht, doch es könne zu einer Durchsetzungsanordnung kommen. Zudem warnt er: „Kommt es zu Haftungsverstößen oder Schadenersatzforderungen, die auf die Fehlbedienung von KI zurückzuführen sind, und ein Arbeitgeber kann keine entsprechenden Schulungen vorweisen, legt das ein Verschulden des Unternehmens nahe und kann zur Haftung in vollem Umfang führen.“