Matera will Hausverwalter einarbeiten

Die Hausverwalter suchen händeringend Nachwuchs. Ein Schlüssel für die Neugewinnung von Kräften könnte in den kommenden Jahren die Digitalisierung sein, wenn geschickt eingesetzte Tools lästige Dokumentationsaufgaben abnehmen, Rechnungen automatisch gelesen oder Termine für WEG-Veranstaltungen durch wenige Klicks in den Kalendern organisiert werden können. Genau darauf setzt Moritz Himmelreich. Er ist in Deutschland Country Manager des Hausverwaltungs-Start-ups Matera und ist sich sicher, dass die fortschreitende Digitalisierung nicht nur das Berufsbild attraktiver macht, sondern auch die Qualität der Dienstleistungen steigert, weil den Verwaltern mehr Zeit für die persönliche Betreuung von Kunden und Mietern bleibt.

Doch er bemerkt auch, dass das Entwickeln von Tools für das Property-Management allein nicht genügt, um die Sparte digital werden zu lassen. „Gerade wenn wir von kleinen Betrieben sprechen, die vielleicht nur fünf Leute beschäftigen, bedeutet es einen personellen Kapazitätsverlust von 20%, wenn nur ein einziger Mitarbeiter für die Einarbeitung in ein neues System freigestellt wird“, rechnet er vor. Die Einführung sei also häufig ein strukturelles Problem. Zum einen fehle die Zeit, um die Mitarbeiter einzulernen, und zum anderen soll aus Kosten- und Organisationsgründen vermieden werden, dass Systeme doppelt bedient und bezahlt werden.

Dieses Invest will das Start-up übernehmen und kleine bis mittelständische Hausverwaltungen, die keinen Nachfolger finden, aufkaufen. Gesucht werden dafür im Moment Betriebe in Großstädten wie Berlin, Hamburg und München. Matera setzt dabei so an, dass Firmen, deren Eigentümer auf Nachfolgesuche sind, ihre Betriebe Matera anvertrauen. Und von ihnen gibt es laut Himmelreich genug. Er verweist auf Studien wie den KfW Mittelstandmonitor. Dieser gab 2023 an, dass rund 17% der kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland binnen Jahresfrist eine Nachfolge suchen.

Eine Führung könnte nach seinen Plänen dann entweder von Matera gestellt, oder innerhalb des bestehenden Kollegiums gesucht werden. Die Teams sollen aber bestehen bleiben. „Der Kundenstamm eines jeden Hausverwalters ist für uns wertvoll. Deshalb ist es das Ziel, jeden Mitarbeiter zu halten“, sagt Himmelreich. Sein Unternehmen zählte Ende 2024 rund 45 Mitarbeiter, etwa die Hälfte von ihnen sind Verwalter. Das Team soll in den kommenden zwölf Monaten organisch auf 80 bis 90 Mitarbeiter wachsen, hinzu kommen Verwalter aus angeschlossenen Betrieben, die in die unternehmenseigenen Prozesse und Abläufe eingearbeitet werden müssen.

Schon jetzt hat Matera junge Berufseinsteiger für sich gewinnen können. „Einige von ihnen hatten das Berufsbild noch gar nicht auf dem Schirm. Es waren die Arbeitsweisen, mit denen wir das Interesse von ihnen wecken konnten“, betont Himmelreich die Wirkung der eigenen Software auf Bewerber.

Einsteiger konnte Matera in der Vergangenheit zügig einarbeiten. „Das hat etwa drei bis sechs Monate gedauert“, sagt Himmelreich. Bei Verwaltern, die fest im Berufsalltag stecken, sei das aber kaum möglich: „Wer bereits Kunden betreut und ein neues System neben dem Alltagsgeschäft erlernen muss, braucht deutlich länger“, sagt Himmelreich. „Aber wie lange es dauert, bis alle Mitarbeiter eines Unternehmens nach der Übernahme durch Matera umgestellt sind, ist bis jetzt schwer zu sagen. Wir planen in kleinen Schritten und denken, dass es bis zu zwei Jahre pro Hausverwaltung dauern kann.“

Auch bei Talyo wurde nicht nach und nach umgestellt. Stattdessen arbeitet das auf die Assetklasse Wohnen spezialisierte Unternehmen, das zu Tattersall Lorenz Immobilienmanagement gehört, seit der Gründung 2020 papierlos, berichtet seine Gründerin und geschäftsführende Gesellschafterin Susanne Tattersall. Diese Mentalität kommuniziert Talyo im Zuge seines Employer-Brandings nach außen. Mit dem Marktstart Anfang 2021 – während der Corona-Pandemie – habe das einen Vorteil beim Aufbau des Mitarbeiterstamms gebracht; inzwischen zählt das Unternehmen 85 Teammitglieder. Diese profitieren von einem weiteren Effekt, den die digitalen Prozesse bei Talyo mit sich bringen: Alle Reportings laufen dort standardisiert ab. Sie müssen sich für ihre alltägliche Arbeit am Schreibtisch also nicht auf jeden Kunden einzeln einstellen, sondern können Dokumentationen schnell und routiniert abarbeiten. Das sei bei der Verwaltung von Mietwohnungen auch nötig.

Diese gleicht laut Tattersall nämlich einem „Massengeschäft“, weil die Anzahl an zu verwaltenden Flächen durch die geringere Größe im Wohnsegment höher sei als im Gewerbe. Dennoch bringe sie eine besondere Herausforderung mit sich: „Hinter Tausenden von Wohnungen stehen ganz viele Einzelschicksale. Deshalb ist es im Property-Management wichtig, sich dafür Zeit zu nehmen. Und dafür brauchen wir die Digitalisierung“, sagt Tattersall.