IC Immobilien strukturiert um

Zusätzliche Aufgaben, etwa bei der Umsetzung von ESG-Auflagen, haben das Tätigkeitsfeld von Property-Managern verändert. Das weiß Sabine Giesen-Kirchhofer, die bei der IC Immobilien Gruppe das kaufmännische Property-Management leitet. „Das Leistungsspektrum in unserem Segment ist in den letzten drei bis vier Jahren breiter und tiefer geworden. Der Property-Manager wurde so auf ein neues Level gehoben“, sagt sie. Damit die Mitarbeiter ihre Aufgaben trotz der zusätzlichen Belastungen noch ausführen können, müssen diejenigen, die direkt am Objekt arbeiten, gestärkt werden, findet Giesen-Kirchhofer.

Zu ihrer Entlastung hat IC Immobilien eine neue interne Abteilung geschaffen. „Umstrukturierungen sind eine logische Konsequenz aus der Entwicklung unseres Dienstleistungssegments“, begründet Giesen- Kirchhofer. Die zusätzliche Einheit arbeitet rein aus dem Backoffice heraus und wurde zunächst nur durch bestehende Mitarbeiter aufgebaut. „Alles, was administrativ ist, haben wir im Bauch des Unternehmens in Fachabteilungen zentralisiert“, fasst Giesen-Kirchhofer zusammen und nennt Abrechnungen und andere verwalterische Tätigkeiten als Beispielaufgaben, die vom frisch aufgestellten Team übernommen werden. Dadurch soll denjenigen Mitarbeitern, die täglich im engen Kontakt zu Kunden und Mietern stehen, mehr Zeit für diese und auch für ihre Objektbesuche bleiben.

In das spezialisierte Backoffice-Team sind beim Start 20 von rund 100 kaufmännischen Property-Managern, die das Unternehmen deutschlandweit beschäftigt, gewechselt. Im Laufe des Jahres soll die Einheit durch zusätzliche Mitarbeiter aufgestockt werden.

Darauf, dass die ersten Kandidaten aus der eigenen Belegschaft stammen, hat das Unternehmen jedoch großen Wert gelegt. Um sie ausfindig zu machen, haben Führungskräfte ihre Teams gescannt und schon in einer frühen Phase des Aufbaus Gespräche mit Mitarbeitern geführt, die für diese Rolle infrage kamen. Nicht zuletzt sei die Entscheidung, wer am besten in die neue Einheit passt, ein „Performance-Thema“ gewesen. „Effizienz zu schaffen in Zeiten, in denen Personal knapp und schwer zu halten ist, ist uns wichtig“, betont Giesen-Kirchhofer. Einige Kandidaten haben sich sogar freiwillig für den Job mit administrativem Schwerpunkt gemeldet.

„Nicht jeder Mensch fühlt sich im direkten Austausch mit Kunden und Mietern wohl. Und Menschen entwickeln sich auch. Gerade Berufsstarter stellen vielleicht erst nach einigen Jahren Erfahrung fest, dass sie gar nicht an der Schnittstelle nach außen arbeiten wollen“, so Giesen-Kirchhofers Beobachtung. Ihnen einen Wechsel ins Backoffice anzubieten, sei auch ein Mittel, sie an das Unternehmen zu binden, „weil sie nun anderweitig eingesetzt werden und neue Perspektiven für ihren Beruf haben“.

Dabei weiß Giesen-Kirchhofer, dass besonders bei jungen Kräften die Wechselbereitschaft hoch ist, wenn sie sich mit ihren Aufgaben nicht mehr wohl fühlen. „Sie sind offen für den Arbeitsmarkt. Wenn man sie halten will, ist es wichtig, Augen und Ohren für ihre Bedürfnisse offen zu halten und sie auch bei Neuorientierungen zu begleiten und ihnen neue Möglichkeiten aufzuzeigen“, sagt Giesen-Kirchhofer. Dennoch soll sich die Einheit bewusst aus Mitarbeitern verschiedener Erfahrungs- und Wissensstufen zusammensetzen, sodass sie sich gegenseitig anlernen können.

Besonders diejenigen, die zu Pandemiezeiten ins Berufsleben gestartet sind, haben den Alltag im Job anders kennengelernt als frühere Einsteiger. Vorort-Termine waren seltener und der direkte und persönliche Kontakt wurde auf ein Minimum reduziert. Erst nach dem Ende aller Lockdowns standen sie mitten im Alltag eines Property-Managers. „Zwar haben wir vielzählige digitale Anwendungen dauerhaft etabliert, doch es gibt nach wie vor Themen, die sich im persönlichen Gespräch schneller und einfacher klären lassen. Der größte Teil unserer Property-Manager arbeitet nach wie vor direkt mit unseren Kunden und den Mietern der von uns verwalteten Objekte.“

Wer als Auszubildender neu in das Feld starten will, müsse deshalb nach wie vor den klassischen Weg gehen und könne erst nach Ende der Lernzeit in die rein administrative Einheit wechseln. „Wer sich für den Beruf entscheidet, sollte jeden Bereich des Berufsbilds durchlaufen, um ein ganzheitliches Gefühl zu bekommen und für sich schon Präferenzen ableiten zu können“, ein Einstieg in die interne Abteilung sei also erst nach der Ausbildung möglich. Das gelte dann auch für die rund 16 Auszubildenden, die das Unternehmen in seinen acht Niederlassungen im laufenden Jahr einstellen will.